Réinventer la roue et créer une solution de gestion de congés ?

Remplacer son fichier Excel avec une solution logicielle à moins de 30€ / mois

Jusqu’en 2019, je gérais les congés de l’équipe Netsach de façon plus qu’artisanale. Un fichier Excel dans un coin, plus ou moins à jour. Et ça convenait parfaitement.

Puis le télétravail s’est généralisé, les recrutements ont augmenté… Plus question de gérer ça « à la main ». Je me suis mis en tête de chercher la solution la plus simple qui soit pour remplacer mon fichier Excel avec comme cahier des charges :

Accès utilisateur pour chaque salarié
Gestion du télétravail
Budget max de 30 € / mois (hors de question de dépenser 250 €/mois pour 3 saisies par mois)

J’ai pensé à Google Sheet mais le fait que chaque collaborateur ait accès à toute la base m’ennuyait.

Après avoir passé environ 4 heures (mises bout à bout) à chercher sur le web une solution simple, l’esprit geek & build your own tools a eu raison de nous…

Offdays, solution simple de gestion des absences et du télétravail

Ayant tous les outils et quelques disponibilités dans la team, on lance le développement d’Offdays que l’on motorise avec Concrete Datastore (notre solution de base de données HTTPS).

35h pour réaliser la première version (interface utilisateur et logiques métier) 💪.

Alors oui, on explose les coûts : 35 h x 100 €/h = 3 500 € (soit un peu moins de 3 ans d’un abonnement à 30€/mois). Et il y aura encore quelques modifications à réaliser.

Nous sommes 3 ans après.

Le total d’heures dépensées depuis 2019 est de 320 heures (équivalent 20 k€ 🫣 en comptant les stages / alternances).

Était-ce prévisible ? Oui.

Était-ce une mauvaise décision ? Non. Bien au contraire.

Un outil interne comme support de formation concret

Offdays s’est révélé être l’un des meilleurs supports pour former nos collaborateurs sur différents aspects :

l’UX et les impacts sur l’interface frontend
La gestion d’accès multi-utilisateurs avec des droits différents
Le développement VueJS / Python
L’administration système
Le marketing digital
La gestion produit
etc.

L’avantage majeur comparé à une formation « classique » : Offdays est un outil que chaque collaborateur utilise tous les jours. C’est concret.

Faire de l'agile, sans buzzwords, pour de vrai : Une fonctionnalité « toute simple » mais qui est remontée par les « utilisateurs » : les demandes de télétravail auto-acceptées

Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour la gestion des absences ?

Avec le recul, je me rends compte à l’usage que les seules fonctions indispensables sont :

La demande / validation d’absence
La notification par email
La visualisation du planning
L’export CSV (pour la paie)

Et c’est tout.

Less is more.

La stack technique qui motorise le logiciel Offdays

Pour les curieux technophiles, Offdays est construit à partir de 3 composants principaux :

Une base de données PostgreSQL
Le moteur opensource Concrete Datastore permettant de faire du API-First design
Le framework VueJS (et la librairie ElementUI)

L’application est une SPA (Single Page Application) - c’est à dire que l’interface utilisateur est 100% dynamique et interagit avec une API (ici Concrete Datastore).

L’hébergement est réalisé sur le cloud OVHCloud et l’envoi des emails via Mailjet.

L’intérêt principale de la solution ?

Son API native permet de connecter Offdays à n’importe quel autre outil RH du marché.

Comment commercialiser ce produit digital ?

Début 2022, en discutant avec Laurent et Priscillia, on s’est tout de même dit qu’il fallait que l’on commercialise Offdays.

Nous sommes passé de l’outil interne, à un produit prêt à l’emploi.

C’est chose faite : Offdays

Et pour l’anecdote, on a fixé le tarif en dessous du budget que je m’étais fixé : 19.90 €HT/mois sans limite du nombre d’utilisateurs.

Ma dernière action : écrire un article sur Offdays 😅.

Voilà qui est fait.